Mungkin yang udah lama ngikutin aku di instagram, ku cukup sering share tentang berbagai hal ketika aku trip ke beberapa kota, provinsi, pulau di Indonesia ataupun trip ke Luar Negeri. Kegiatan nekad traveller ku itu dengan tujuan berbagai macam seperti kompetisi (debat,essay,KTI), conference, symposium, maupun exchange dan ngga pernah tujuan utamanya untuk liburan (kasian sih ini wkwk). Kalo bisa liburan pun itu juga bonus tambahan dari kegiatan usai kompetisi. Nah akhirnya dari postingan itu, banyak banget statement yang muncul dengan konotasi yang "ngga sesuai" dengan kenyataan yang ku jalani.
Maksudnya gimna sih?
Begini, jadi banyak banget yang sering kasih aku pernyataan bahwa aku kaya, ber-uang, anak sultan(?) yang bisa main ke luar negeri. Eits, padahal kenyataannya ngga gitu. Tetapi ku aamiin kan boleh lah ya pernyataan mereka wkwkw Sapa juga yak yang ngga mau kaya raya dan kemudian bisa sedekah bagi-bagi rezeki? 😏
Nah balik ke topik, jadi nekad travellerku itu bisa berjalan dengan dukungan sponsorship. Sesuai voting di instagram bahwa 98% memintaku untuk share gimana aku bisa dapetin sponsorship ini. So baca sampe akhir yaaa, inshaAllah semua akan ku ulas di postingan ini dan semoga bermanfaat.
D I S C L A I M E R 🙏
Aku juga pernah di tolak sponsorship, dianggurin, bahkan di PHP in. Jadi jangan dikira tips dan step yang kukasih ini akan langsung membuat kalian mendapat sponsor cepat kilat dan meraup uang berjuta juta. NOO! Karena tidak semulushh itu guyss 😢
Tips sponsorship ini berlaku buat kalian yang mau ikut kompetisi, conference, exchange, kegiatan di kampus, maupun internship, dll. Nah aku akan bagi step by step nya jadi 4 step.
Pertama, SIAPKAN BERKAS
Berkas-berkas yang dimaksud disini adalah dokumen yang ditujukan untuk permohonan sponsorship. Dokumen-dokumen tiap perusahaan atau lembaga negara yang dituju untuk permohonan sponsorship bisa jadi berbeda-beda. Namun secara generalnya sih ada beberapa dokumen yang wajib disiapkan, diantaranya:
- Proposal Pengajuan Sponsorship
- Surat pendamping permohonan dana dari Universitas
- Surat Aktif Mahasiswa (bukti bahwa masih menjadi mahasiswa)
- Letter of Acceptance (Surat resmi diterimanya dalam kegiatan yang akan diikuti)
Dokumen-dokumen tersebut yang nantinya akan diserahkan kepada perusahaan-perusahaan atau instansi yang dituju. Jadi mempersiapkannya pun juga harus matang-matang apalagi untuk berkas proposal pengajuan sponsorshipnya.
Kedua, TENTUKAN INSTANSI ATAU PERUSAHAAN YANG DITUJU
Step kedua ini adalah menjawab pertanyaan "Where" atau kemana/dimana proposal pengajuan sponsorship atau permohonan dana itu ditujukan. Untuk kalian yang mahasiswa bisa mengajukan ke fakultas, universitas, instansi pemerintah, atau perusahaan-perusahaan baik itu CV, PT, ataupun yang lainnya. Untuk pengajuan sponsorship ditingkat internal yaitu (fakultas maupun universitas) kemungkinan didanai sangat besar karena selain mendorong mahasiswanya aktif berkegiatan di luar kelas juga mengharumkan nama alamamater (harapan dan output dari kegiatan yang diikuti itu).
Terkait dana yang di ACC dalam jumlah besar atau tidak tergantung pada kegiatan yang diikuti, hubungan kegiatan dengan latar belakang studi yang sedang dijalani, serta tergantung pada dana masing-masing fakultas atau universitas.
CONTOH 👇
Aku dulu pernah ikut kompetisi di Makassar yang kegiatannya relate banget sama latar belakang jurusanku dan aku emang ngga ada niatan untuk minta dana diluar departemen. Bener-bener pure cuma ngajuin di departemen. Waktu itu mintanya "maksa banget langsung dalam jumlah gede" karena mepet sama kegiatan lomba dan di anggaran langsung aku tulis 2,5 jt lebih dikit. Itu pun ku alokasikan hanya untuk tiket pesawat PP (JOG-UPG). Dulu waktu mau kompetisi, harga tiket pesawat pada saat itu lagi mahal-mahalnya apalagi kalo tujuannya ke luar Pulau Jawa sekali berangkat bisa sampe 1 jt lebih dan itu pun paling murah. Nah alhamdulillahnya nih didanai full 100% sesuai dengan anggaran kemudian seminggu kedepannya langsung di transfer ke rekeningku. Tapi di beda kasus ada temenku di fakultas lain yang sama-sama di UGM hanya di ACC 500k untuk tujuan kompetisi di luar Pulau Jawa. Ada lagi nih, temenku di fakultas lain juga pernah di danai dibawah 1 jt tetapi dana tersebut akan dicairkan saat selesai lomba. Nah, kasusnya beda-beda kan?
Well dari sini, peraturan dari tiap fakultas yang sesama Univ pun bisa beda. Tergantung anggaran fakultas pada saat itu di alokasikan untuk apa. Aku kadang kalo ngedenger cerita temen dari fakultas lain sedih juga karena perihal dana mereka jadi ngga bisa nerusin perjuangannya di tahap presentasi atau tahap grand final. Kalau keluarganya bisa mendorong finansial sih ya syukur alhmdulillah, lah kalo keluarganya ngga bisa bantu gimna? Karena latar belakang setiap keluarga harus diakui memang beda-beda dari segi finansial dan prioritasnya pun beda-beda.
Jawaban "Where" selanjutnya bisa mengajukan proposal sponsorship melalui pihak eksternal (lembaga negara dan perusahaan). Perlu diakui pihak eksternal ini terkadang gampang-gampang susah. Kalau di pihak internal (fakultas dan universitas) kita sudah tau step nya bagaimana dan bisa bertanya kepada staff atau direktorat kemahasiswaan, namun di pihak eksternal kita butuh effort yang lebih besar. Mulai dari menentukan perusahaan mana yang dituju, kontak dengan pihak perusahaan, format proposal sponsorshipnya itu sendiri mau seperti apa, dan seterusnya.
Tips untuk pihak eksternal ini adalah pada sasaran. Tentukan perusahaan atau lembaga negara yang relate sama latar belakang studimu dan latar belakang/profil kegiatan yang akan diikuti.
CONTOH 👇
Latar belakang studiku adalah geografi teknik sedang kegiatan yang akan aku ikuti adalah GIS Competition di LN. Nah pihak eksternal mana nih yang bisa aku tuju? Tentunya perusahaan yang memang concern ke arah geografi maupun teknologi sistem informasi misalnya Badan Informasi Geospasial, LAPAN, Esri Indonesia dll. Atau misalnya kalian ikut conference ke LN dengan tema lingkungan nah kalian bisa banget buat cari perusahaan yang memang bergerak di bidang lingkungan. Jadi jangan sampai salah sasaran, kegiatannya bidang teknik tapi perusahaan yang dituju malah nyasar ke kesehatan, kan ngga relate.
Ketiga, PEMBUATAN PROPOSAL
Sampailah pada tahap yang penting dan krusial yaitu pembuatan proposal. Kenapa? karena proposal inilah yang akan menjadi jembatan antara pihak pemohon dan pemberi sponsor itu sendiri. Artinya isi dari proposal itu tidak hanya berbobot melainkan juga menarik untuk dibaca dan akhirnya sukses di ACC. Untuk proposal ke pihak internal yaitu fakultas maupun universitas biasanya akan menggunakan format dari masing-masing universitas, terkesan formal, sangat memperhatikan susunan serta tidak memerlukan desain di dalam proposal tersebut. Sedangkan untuk pihak eksternal utamanya perusahaan lebih menitikberatkan pada ringkas jelasnya isi proposal dan desain yang menarik serta elegan sangat diperlukan agar profil serta isi proposal itu menjual dan layak untuk di ACC.
Bagaimana cara membuat proposal sponsorship dan apa saja strukturnya?
- Jika event atau kegiatan yang akan diikuti sudah memiliki proposal kegiatan, kalian bisa meminta dan mengedit proposal itu dengan penambahan seperti rincian anggaran "budget", penawaran sponsorship, serta profil dari delegasi baik itu menjelaskan mengenai latar belakang pendidikan hingga prestasi yang pernah diraih atau pengalaman-pengalaman di luar hardskill.
- Pastikan isi proposal kalian itu DETAIL. Mulai dari latar belakang kegiatan, tujuannya untuk apa, kegiatan yang dilakukan saat hari-H nanti apa aja, dan yang paling penting juga perhatikan rincian anggaran. Catatan! Jangan pernah memanipulasi dana baik itu di lebih-lebihkan atau dikurangi. Contohnya kalian yang akan menjadi delegasi di suatu event Luar Negeri, rincian anggaran yang dipikirkan lebih beragam. Banyak hal yang diperhatikan mulai dari visa, tiket pesawat, registration fee, hingga penginapan.
- Perhatikan pada bagian penawaran paket sponsor. Setelah kalian menentukan total budget yang kalian butuhkan berapa, misalnya 15 juta nah kalian tinggal buat penawaran paket sponsor yang disesuaikan dengan total investment supaya perusahaan mendapatkan feedback dari pemberian investment tadi. Waittttt, gimana? Bingung? Yaudah yuk kita ulas perlahan. Misalkan lutfi butuh dana 15 jt, nah di paket itu lutfi sediakan paket broze, silver, gold, dan platinum. Di masing-masing paket ini memiliki fasilitas dan nilai investment yang berbeda dimana perusahaan bisa memilih paket mana yang sesuai. Fasilitas ini bisa berbeda-beda dan ragamnya. Misalnya paket platinum ketika perusahaan memberikan sponsorship 5 jt maka feedback yang akan di berikan oleh pihak pemohon dapat berupa pemasangan logo kegiatan untuk marketing produk bisa di sosial media, youtube channel, banner, sertifikat dll. Nah di bagian ini pula kreativitas kalian harus diasah dan membuat strategi supaya penawaran paket sponsor dapat semenarik mungkin.
Keempat, APPLY PROPOSAL SPONSORSHIP
Stepnya panjang amat yak, aku nulis rasanya ngga kelar-kelar wkwkwk. Namun demi kebermanfaatan bersama dibaca sampai akhir yak plis hihi. Yaaaa intinya kalo dari aku pribadi mah kadang lolos suatu conference atau kompetisi itu lebih gampang dan mudah dibandingkan cari duit sponsor. Serius dehh. Bayangkan aku pernah ada diposisi lolos ke Roma tapi ngga jadi berangkat dong gegara dana. Lagian nih banyak temenku diluar sana yang sering cerita entah gimana caranya dapat duit secepat kilat dan berujung pada kebimbangan mau berangkat apa kagak. Kan dilema banget tuh mikir iya, bingung iya, usaha iya, tapi hasil keberangkatannya ngga begitu yakin. :"))
Apply proposalnya sendiri memang butuh waktu bertahap dan lama + sabar. Oleh sebab itu, buat kalian yang akan punya kegiatan tolong disiapkan proposalnya jauh-jauh bulan, yaaa minimal banget 1,5-2 bulan sebelum hari H. Kenapa? Karena kalo kalian minta ke pihak internal ataupun eksternal pasti butuh yang namanya tanda tangan dari direktur kemahasiswaan, belum nanti revisi proposal, atau kalopun mengajukan ke pihak eksternal, masih menunggu hasil yang ngga bisa keluar dalam hitungan jam langsung di ACC, dst. Kadang ada pula yang berujung di PHP, ngga ada jawaban, hingga ditolak. So, kalian harus sering banget nge follow up perusahan yang dituju jika sudah apply proposal, biar kalian juga ngga digantungin dan segera ada jawaban. Ditahap ini memang tinggal harap-harap cemas sembari tawakal dan kuatin doa sih heuheu
Aku percaya diluar sana banyak sekali generasi muda yang berpotensi sesuai dengan ide, gagasan, dan kemampuan mereka. Namun terkadang fasilitas, support, dan finansial menjadi benteng yang menghalangi untuk tidak bisa lanjut. Tetapi kalian ngga perlu down karena menurutku sekarang banyak banget wadah yang bisa memfasilitasi dan menjembatani mimpi-mimpi kalian. Kalau pun belum berhasil, kalian masih ada kesempatan dan lebih giat serta kerja keraslah untuk mencoba lagi dan lagi. Intinya semua hal yang sekarang dilalui apapun hasilnya adalah bagian dari proses yang mendewasakan. Aku pribadi juga banyak belajar dari sini, dimana harus berjuang lebih untuk membuat proposal, manage financial, cari promo tiket sana sini, kalopun udah dapet sponsor juga pernah gagal apply visa, dan pernah juga sudah berangkat ternyata untuk flight selanjutnya malah ketinggalan pesawat karena morning flight dan ketiduran waktu nunggu boarding serta cerita lainnya yang tidak terekam oleh kamera. Semua hal ngga se bahagia dan semulus dalam 1:1 jepretan foto di instagram. Ada peluh, kesal, tangis, dan haru dibaliknya. Karena balik lagi semuanya tergantung kita yang menjalani mau kerja yang full atau hanya setengah-setengah.
Oke, well done. Don't just work hard, but work smart. Just. Do. It and hopefully it can help you guys. 💓
